Mozambique :
visualiser, analyser et améliorer

Introduction

Le Programme élargi de vaccination (PEV) du Mozambique a pâti du manque de données fiables et en temps voulu sur les performances de la chaîne d'approvisionnement en vaccins du pays. Le modèle classique consiste à ce que les chaînes d'approvisionnement en vaccins s'appuient sur un grand nombre d'agents de santé, en particulier au niveau des centres de santé et des districts, pour recueillir et communiquer rapidement des informations fiables.
La collecte de données n'est donc pas régulière et les directeurs de programmes de vaccination en charge de la logistique ont une visibilité minimale voire inexistante sur les performances de leur chaîne d'approvisionnement. En effet, ils ne peuvent pas savoir s'ils respectent les objectifs du gouvernement consistant à réduire les ruptures de stock et les pertes, à accroître la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid et à améliorer la régularité des livraisons et la fiabilité des prévisions.
Du fait que les agents de santé sont formés et s'emploient à fournir des soins cliniques plutôt qu'à collecter et communiquer des données sur la chaîne d'approvisionnement et à réaliser d'autres tâches logistiques, la collecte et la communication des données relatives à la chaîne d'approvisionnement passe généralement après une longue liste de tâches.
Pour faire face à cette difficulté, les autorités provinciales en charge de la santé dans cinq (et bientôt six) des 10 provinces du Mozambique ont décidé de réaffecter de nombreuses tâches au sein de la chaîne d'approvisionnement en vaccins, notamment dans le domaine de la collecte de données. Désormais, la responsabilité n'en incombera plus à une multitude de centres de santé et d'agents de district largement dispersés, mais à un petit nombre de logisticiens professionnels à plein temps, employés par le gouvernement, qui travailleront depuis les bureaux provinciaux (à savoir les coordenadores de campo, ou coordonnateurs de terrain). Cette nouvelle approche, fondée sur un modèle de flux poussés éclairé, est connue au Mozambique sous le nom de Sistema Dedicado de Logística (système dédié à la logistique ou SLD). Elle a permis la mise en place d'un nouveau système d'information pour gérer la chaîne d'approvisionnement en vaccins.

Celle-ci comprend quatre niveaux de stockage :

  1. Entrepôt national (Central de Medicamentos e Artigos Médicos, CMAM)
  2. Entrepôts provinciaux (10)
  3. Entrepôts de district (144)
  4. Établissements de santé (plus de 1 100)

Système d'information fondé sur le SLD

Le système d'information fondé sur le SLD comprend trois activités clés :

1.  Visualiser. Collecte et présentation de données relatives aux performances de la chaîne d'approvisionnement afin d'offrir une visibilité complète des performances d'un bout à l'autre de la chaîne d'approvisionnement.
Un tableau de bord offre un aperçu rapide des données.

2. Analyser. Analyse des données relatives aux performances de la chaîne d'approvisionnement afin d'évaluer le fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement et d'identifier les améliorations à apporter. Élaboration d'un plan d'amélioration comprenant une série de changements visant à optimiser les performances de la chaîne d'approvisionnement.

3. Améliorer. Mise en œuvre du plan d'amélioration, qui doit optimiser les performances et se refléter dans les données collectées au fil du temps.


Les coordonnateurs de terrain utilisent des tablettes dotées d'un logiciel de gestion logistique des vaccins (Sistema Electrónico de Logísticas de Vacinas, SELV) fonctionnant sous OpenLMIS pour collecter des données auprès de différentes sources au sein des établissements de santé et confirmer leur validité, comparer les stocks réellement disponibles avec les registres et informer rapidement les agents de santé de la qualité des données (voir la figure 1). Cette approche permet également aux niveaux provincial et national d'obtenir des données en temps quasi-réel provenant des niveaux inférieurshe.
figure 1
Le coordonnateur de terrain utilise une tablette pour saisir les données relatives aux services de santé fournies au format papier par l'infirmière du centre. Au terme de la saisie, le logisticien présente à l'infirmière les calculs de pertes et de couverture générés automatiquement.
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Pour permettre une consultation rapide, le système d'information fondé sur le SLD affiche les données dans un tableau de bord comprenant des alertes (voir la figure 2). Les rapports mensuels contiennent la totalité des informations dans un format facile à utiliser et à exploiter afin de permettre aux directeurs d'examiner plus précisément les données et de résoudre les problèmes mis en évidence par le tableau de bord. Les données peuvent être regroupées ou séparées pour n'importe quel niveau ou lieu au sein des provinces utilisant le SLD.
figure 2
Exemple de tableau de bord du système d'information fondé sur le SLD.
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L'étape suivante du processus d'information fondé sur le SLD consiste à exploiter le tableau de bord et à analyser les données de manière plus approfondie, le cas échéant. Après chaque distribution mensuelle, des sessions de suivi participatives permettent aux coordonnateurs de terrain d'examiner le tableau de bord et les rapports mensuels avec le directeur provincial du PEV, le directeur médical et le responsable logistique. Lors de cet examen mensuel, l'équipe identifie les goulets d'étranglement et des solutions visant à améliorer les activités de distribution à venir. Elle vérifie également les données de livraison et de consommation antérieures à la recherche d'éventuelles lacunes révélant une mauvaise saisie des données au cours du mois en question.

Lors des visites du mois suivant, les coordonnateurs de terrain mettent en œuvre le plan d'amélioration dans leurs districts et centres de santé respectifs. L'efficacité des améliorations peut être évaluée sur la base des données collectées les mois suivants.

Transformer les données en actions : régularité des livraisons

Comme tous les autres systèmes de chaîne d'approvisionnement, le succès du SLD passe par la livraison régulière d'équipements à tous les lieux desservis. L'objectif est de mettre en place des livraisons mensuelles. Pourtant, des retards surviennent inévitablement. Le manque de régularité des calendriers de livraison entraîne une mauvaise disponibilité des vaccins, des ruptures de stocks et des pertes plus importantes, car les centres de santé sont sous-approvisionnés ou sur-approvisionnés lorsque la date de visite suivante n'est pas connue. Les intervalles entre les visites de distribution sont donc le premier indicateur clé de performance mentionné dans le tableau de bord du système d'information fondé sur le SLD. Cela permet de déterminer si l'objectif fixé par les directeurs du PEV (à savoir des livraisons espacées de moins de 33 jours) est respecté. Le caractère détaillé des rapports mensuels permet de connaître les raisons d'un retard (manque d'argent pour acheter du carburant, problème de transport ou difficultés d'accès dues aux conditions météorologiques, par exemple).
En juillet 2014, l'équipe logistique du PEV dans la province de Niassa au Mozambique a examiné l'indicateur du tableau de bord concernant la régularité des livraisons (voir la figure 3). L'objectif était qu'au moins 80 % des livraisons mensuelles de vaccins parviennent aux centres de santé dans l'intervalle défini de 33 jours. Le cas échéant, la barre orange de l'indicateur du tableau de bord dépasserait 80 % chaque mois. Les performances s'étaient nettement améliorées entre novembre 2013 et mars 2014, puis effondrées entre avril et juillet 2014. En examinant de plus près le rapport mensuel, l'équipe a identifié la cause profonde du problème : l'entretien mensuel des véhicules était trop rapproché de chaque date de livraison mensuelle. Bien souvent, l'entretien n'était pas terminé à temps pour respecter le calendrier de livraison, ce qui entraînait une série de retards de livraison en cascade. L'équipe a donc décidé de programmer l'entretien des véhicules plus tôt dans le mois afin de s'assurer que chaque véhicule serait sorti de l'atelier et prêt à partir le jour de la livraison.
figure 3
Intervalles de livraison indiquant la nécessité d'un plan d'amélioration.
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Au cours des mois suivants, l'équipe de la province de Niassa a été ravie de constater le succès de son plan d'amélioration, qui s'est reflété dans le tableau de bord (voir la figure 4). En novembre 2014, elle a pour la première fois atteint son objectif de 80 % des intervalles de livraison respectés, ce qui l'a encouragée à utiliser le tableau de bord et les rapports pour atteindre cet objectif chaque mois.

figure 4
Intervalles de livraison mettant en évidence des améliorations à partir du mois d'août et de la mise en œuvre du plan d'amélioration.
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Transformer les données en actions : équipement de la chaîne du froid

Le tableau de bord du système d'information fondé sur le SLD contient également un graphique illustrant la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid, enregistré chaque mois au moment de la distribution. L'objectif est que la température des réfrigérateurs des centres de santé et des districts se maintienne dans la plage requise, soit entre 2 et 8 °C, au moins 95 % du temps. En juillet 2014, après avoir examiné l'indicateur du tableau de bord concernant la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid, l'équipe de la province de Niassa a mis en œuvre un plan d'amélioration visant à accroître la durée de fonctionnement des réfrigérateurs. Ce plan consistait à dépêcher le technicien du froid de la province dans plusieurs centres de santé avec les livraisons mensuelles afin qu'il assure un entretien préventif et correctif constant et régulier. Le personnel infirmier des centres avait été formé à l'entretien préventif, mais la participation du technicien aux circuits de distribution permettait d'apporter un second regard, ainsi que l'expertise nécessaire pour résoudre immédiatement n'importe quel problème. Fin 2014, le plan d'amélioration de la chaîne du froid avait fonctionné : le taux de réfrigérateurs en fonctionnement avait augmenté, dépassant 90 %, ce qui était très proche de la durée de fonctionnement souhaitée de 95 % (voir la figure 5).

figure 5
Augmentation de la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid après la mise en œuvre du plan d'amélioration au mois d'août.
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L'équipe de la province de Niassa n'a cependant pas réussi à obtenir le soutien financier nécessaire pour prolonger la participation du technicien du froid aux livraisons mensuelles au-delà de décembre 2014. Sans cette expertise technique supplémentaire, la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid est revenue à son niveau antérieur (voir la figure 6).
figure 6
Recul des performances de l’équipement de la chaîne du froid au mois de décembre.
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L'équipe de la province de Niassa a continué à utiliser les données issues du système d'information pour solliciter les ressources financières nécessaires à la réintroduction et au maintien de la solution éprouvée.

Résumé des améliorations des performances de la chaîne d'approvisionnement

Malgré des difficultés importantes et des ressources limitées, les directeurs du PEV au Mozambique utilisent les données disponibles pour optimiser les performances de leur chaîne d'approvisionnement en vaccins. L'approche « visualiser, analyser et améliorer » est devenue un modèle de gestion de la chaîne d'approvisionnement en vaccins dans d'autres pays.

Résumé des résultats :

  • quatre provinces du Mozambique ont réduit les ruptures de stock de vaccins, qui sont passées d'environ 35 % à moins de 3 % chaque mois en l'espace d'un an ;
  • la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid dans ces quatre provinces a nettement augmenté, passant d'environ 40 % à plus de 90 % chaque mois.

Et surtout, même dans les zones rurales les plus isolées du Mozambique, beaucoup plus d'enfants reçoivent désormais des vaccins vitaux.

 

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