Novembre 2015
Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
La notion de « tableau de bord » est utilisée pour décrire la présentation structurée et visuelle de données critiques de façon concrète et exploitable (p. ex. : graphiques, cartes, indicateurs, etc.) afin de fournir aux responsables et aux décideurs des informations sur les performances passées et futures d'un système, et de mettre en lumière leur évolution. Le tableau de bord d’une voiture permet au conducteur d’avoir une vue d’ensemble sur :
- la vitesse de la voiture
- la distance parcourue
- le niveau du réservoir d’essence
- les éventuels dysfonctionnements.
Le tableau de bord de la voiture transforme des données complexes, provenant par exemple du moteur, en informations sélectives utilisables par le conducteur et devant également être analysées et interprétées. Le voyant lumineux du moteur n'indique pas les causes de son déclenchement mais il fait savoir au conducteur que celui-ci doit solliciter l’assistance d’un technicien susceptible de déterminer et de résoudre le problème.
Le tableau de bord de suivi de la chaîne d’approvisionnement en vaccins suit la même logique : les responsables bénéficient des informations nécessaires tout au long de la chaîne d’approvisionnement pour prendre des décisions fondées sur des données factuelles et adopter des mesures reposant sur la connaissance du contexte plus général du programme de vaccination. Les tableaux de bord sont utilisés par les responsables à toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement afin d‘améliorer la gestion et la planification de leurs activités. Dans le cadre de la chaîne d’approvisionnement en vaccins, ils doivent attirer l’attention de ces utilisateurs sur les objectifs de performance clés suivants :
- Disponibilité des vaccins et du matériel de vaccination
- Efficacité des vaccins
- Efficience de la chaîne d’approvisionnement en vaccins
Aux fins du présent document, il convient de souligner que les tableaux de bord ne sont pas nécessairement :
- des outils technologiques, et que la collecte de données électroniques ou encore le suivi complet de l’ensemble des activités de la chaîne d’approvisionnement ne sont pas indispensables. L’utilisation de tableaux de bord « artisanaux » (imprimés) par des agents de santé et des responsables formés et orientés vers les résultats est parfaitement en mesure de fournir les informations nécessaires à la prise de décisions fondées sur la connaissance des faits ;
- des outils clés en main : ils peuvent prendre des formes et des tailles diverses, adaptées à chaque pays selon le contexte qui le caractérise ;
- des tableaux et des graphiques statiques : la vocation des tableaux de bord est plutôt d’offrir une vue d’ensemble dynamique et mise à jour régulièrement afin de mettre en lumière les principales tendances et les axes d'intervention pour les responsables de programme ;
- un cadre de suivi et d’évaluation, ni une évaluation périodique, à l’instar de l’évaluation de la gestion efficace des vaccins (GEV).
Pour qu’il soit opérationnel, un tableau de bord doit combiner les éléments suivants :
- Dimension technologique (systèmes d'information) : les données brutes exploitées pour réaliser les tableaux de bord sont recueillies par le biais des systèmes d'information des chaînes d’approvisionnement existants dans un pays donné. Ces systèmes d'information peuvent comprendre les systèmes de gestion des informations logistiques (SIGL), la gestion de la distribution et le suivi du matériel de surveillance de la température et des équipements de la chaîne du froid.
- Dimension humaine : la pertinence des tableaux de bord requiert la participation active de l’ensemble des utilisateurs concernés, des agents des établissements de santé chargés de la collecte des données brutes aux superviseurs qui s’appuient sur les vues d’ensemble générées pour définir leurs axes d'intervention.
- Processus : enfin, la mise en place et l’utilisation des tableaux de bord nécessitent également des mécanismes adaptés de collecte des données, d’analyse et de création de rapports assortis de méthodes de contrôle pertinentes.
Quelle est l’utilité des tableaux de bord dans le cadre de votre programme de vaccination ?
Les décisions relatives au lieu et au calendrier de distribution du matériel de vaccination nécessitent de disposer des informations adaptées au moment où celles-ci sont nécessaires.
La richesse des informations présentées renforce la capacité de leurs utilisateurs à agir et à stimuler le changement.En présentant des informations sur les entrepôts devant être approvisionnés, sur les délais d’écoulement des stocks ou encore sur l’efficacité du stockage des vaccins, les tableaux de bord permettent aux agents de santé d’identifier les éventuels problèmes et de définir/déterminer les mesures correctives nécessaires.
En résumé, les tableaux de bord présentent les avantages suivants :
- Identification des axes prioritaires d’amélioration de la performance
- Utilisation dans le cadre du plaidoyer comme du leadership/Utilisation dans le cadre des activités de plaidoyer et de leadership
- Appui en faveur d'une culture organisationnelle fondée sur les résultats
- Présentation des progrès et des réalisations à plusieurs niveaux
- Utilisation pour définir des objectifs concernant les équipes et les processus
- Pertinence pour les utilisateurs et évolutivité (fondée sur les retours d’expérience et les suggestions)
- Identification des singularités et alertes
- Plateforme commune d’échange et d’analyse des données
- Mesure de l’impact des interventions sur la performance
Selon le délai d’exécution nécessaire pour une intervention donnée, les tableaux de bord peuvent appuyer trois types d’interventions : opérationnelles (urgentes), tactiques (à moyen terme) et stratégiques (à long terme).
Les interventions opérationnelles répondent à des besoins immédiats du programme, tandis que les mesures tactiques et stratégiques participent à l’amélioration de la chaîne d’approvisionnement en vaccins à plus long terme. Il convient de noter que les interventions opérationnelles reposent généralement sur l’existence de processus et de technologies suffisamment sophistiqués pour générer des données en temps réel, lesquels peuvent ne pas être disponibles dans tous les pays. En conséquence, la plupart des orientations détaillées dans le présent guide porteront sur les interventions tactiques et stratégiques fondées sur les tableaux de bord.
L’utilisation de tableaux de bord implique la mise en place d’une séquence des tâches spécifique.
L’utilisation de tableaux de bord implique la mise en place d’une séquence des tâches spécifique.
Dans cet exemple générique, les agents de santé recueillent les données puis les transmettent au niveau suivant, où celles-ci sont traitées de façon manuelle ou électronique pour générer des tableaux de bord regroupant des indicateurs facilement interprétables. Ces derniers mettent clairement en lumière les domaines caractérisés par une performance satisfaisante ainsi que les axes d’amélioration ; ils peuvent même intégrer des systèmes d’alerte si le tableau de bord est électronique. Les responsables hiérarchiques sont alors en mesure de fournir le retour d’informations et la supervision nécessaires à la résolution immédiate des problèmes ; ils peuvent également initier une analyse des causes profondes afin d’obtenir plus d'informations sur les raisons de la sous-performance. L’élaboration puis la mise en œuvre d’un plan d’amélioration à long terme fondé sur ces deux axes se traduira par une hausse de la performance des indicateurs du tableau de bord et de la chaîne d’approvisionnement en généralthis generic.
Il est important de souligner que les tableaux de bord ne permettent pas de connaître les causes des problèmes signalés, ce qui signifie que des analyses plus approfondies sont nécessaires pour déterminer les mesures correctives adaptées.
La figure 3 présente les résultats d’une analyse des causes profondes d’un taux élevé de déclenchement des alarmes de température. L’illustration montre que l’équipement de la chaîne du froid est ancien, que les pannes d’électricité peuvent être fréquentes dans la région et que des erreurs humaines ou des erreurs liées au manque de précision des thermomètres peuvent survenir. L’identification de la cause exacte du taux élevé de déclenchement des alarmes permet ensuite de mettre en œuvre les solutions adaptées.
L’étude de cas suivante illustre ce processus dans le contexte réel d’un pays.
Mozambique : traduire « Visualiser, analyser, améliorer » en actions/mesures concrètes.
En 2013, une nouvelle méthode de gestion électronique de la chaîne d'approvisionnement, le Sistema Dedicado de Logística (système dédié à la logistique), a été mise en œuvre dans la province de Niassa dans l’objectif de porter le taux de livraisons ponctuelles à 80 % et de parvenir à une durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid supérieur à 95 %. Les difficultés ayant fait obstacle à la réalisation de ces objectifs, les causes profondes de la sous-performance et les mesures correctives adoptées sont décrites ci-dessous.
Problème identifié : retards de livraison
Cause profonde : la maintenance mensuelle des véhicules était planifiée à une date trop rapprochée de celle de la livraison mensuelle, entraînant des retards lorsque les opérations de maintenance prenaient plus de temps que prévu.
Intervention : la date de la maintenance mensuelle des véhicules a été avancée afin de garantir la disponibilité de l’ensemble des véhicules pour toutes les livraisons prévues.
Problème identifié : durée de fonctionnement faible de l’équipement de la chaîne du froid
Cause profonde : des ressources financières insuffisantes ont contraint les responsables à se séparer du technicien de la chaîne du froid qui soutenait l’équipe de livraison, rétrogradant la durée de fonctionnement de l’équipement de la chaîne du froid à son niveau antérieur à l’arrivée du technicien.
Intervention : le tableau de bord a permis d’étayer le plaidoyer en faveur d’une hausse des ressources financières afin de conserver le technicien dans l’équipe de livraison.
