Mars 2018
Table des matières :
Au Myanmar, l’UNICEF soutient les efforts du Ministère de la santé et des sports (MoHS) visant à améliorer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement grâce à une collecte, un partage et une utilisation des données papier renforcés à tous les niveaux. La présente étude de cas se penche sur les processus employés par le MoHS et l’UNICEF pour évaluer et améliorer la collecte, la visualisation et l’utilisation des données, ce qui permettra aux gestionnaires et aux agents de santé de prendre des décisions éclairées sur le plan opérationnel et stratégique, indépendamment de leur position au sein de la chaîne d’approvisionnement.
Analyse de la situation
Le budget du MoHS alloué aux achats de vaccins n’a cessé d’augmenter au cours des dernières années. Par conséquent, il est indispensable que la chaîne d’approvisionnement soit efficace afin de garantir que les budgets nationaux sont utilisés de façon optimale. Lors de l’évaluation de la Gestion efficace des vaccins (GEV) qui a eu lieu au mois de mai 2015, il a été constaté que des quantités importantes d’informations étaient rapportées à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement. Ces données n’ont toutefois pas été utilisées par les gestionnaires pour assurer le suivi de la chaîne d’approvisionnement, ni pour prendre des décisions en matière d’approvisionnement ou de gestion.
C’est dans ce contexte que le MoHS et le Programme élargi de vaccination (PEV) central ont fait appel à l’UNICEF pour étudier les possibilités d’amélioration de la chaîne d’approvisionnement. Fidèle à son engagement en faveur du cadre stratégique mondial 2016-2020 de l’Alliance mondiale pour les vaccins et la vaccination (GAVI), l’UNICEF s’est engagé en mai 2016 à fournir une aide technique au PEV central afin d’améliorer l’utilisation des données pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Cette aide consiste à examiner comment les données sont utilisées à chaque niveau, et à adapter l’approche globale d’amélioration de l’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement du PEV aux besoins particuliers du Myanmar.
Le processus s’est accéléré mi-2016, à l’occasion de l’évaluation détaillée que l’UNICEF a effectuée en étroite collaboration avec le PEV central. Cette évaluation conjointe a permis de mettre en lumière les freins à l’amélioration de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, et de formuler des recommandations selon les composantes standard en vue d’une utilisation accrue des données qui soit adaptée aux besoins spécifiques du Myanmar.
Difficultés du système actuel
Le système d’information de gestion logistique (SIGL) utilisé dans le cadre du PEV au Myanmar s’appuie entièrement sur des outils papier, à l’exception d’un tableur Excel consacré au suivi des stocks de l’entrepôt central. La majeure partie de ce système est certes entretenue avec soin à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement, grâce à des rapports ponctuels précis, mais les données ne sont pas hiérarchisées. Le PEV central donnait autrefois la priorité aux performances du programme, c’est-à-dire au nombre d’enfants vaccinés, plutôt qu’aux données relatives à la chaîne d’approvisionnement, notamment celles afférentes au gaspillage ou à l’acheminement des vaccins. Tout en appréciant l’importance de ces données, le PEV central a accordé peu d’attention aux mesures à envisager pour faire face à plusieurs difficultés.
Par exemple, aucune directive uniforme concernant la collecte, l’analyse et l’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement n’a été établie. De plus, les données n’étaient pas systématiquement partagées entre les différents niveaux de la chaîne d’approvisionnement. Le Myanmar ne possédant pas les indicateurs clés de performance nécessaires au suivi de la chaîne d’approvisionnement, ce sont les membres du personnel, à différents niveaux et dans différentes régions, qui observaient les indicateurs. Le MoHS n’avait donc aucun moyen d’évaluer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement de manière cohérente. Le personnel du MoHS n’était pas non plus en mesure de repérer les problèmes connexes qui empêchaient la chaîne d’approvisionnement de répondre aux exigences requises par le programme dans les meilleurs délais. Tout cela a affecté la disponibilité de certains vaccins puissants dans des communautés qui en avaient besoin.
Le manque de conformité avec les procédures et processus tels que la gestion des stocks, ou l’absence de visites régulières de supervision – qui permettent d’évaluer le personnel et la performance du système – ainsi que la duplication inutile de formulaires et de données sont autant de difficultés qu’il a également fallu surmonter.
Interventions menées dans le cadre de la stratégie « données pour la gestion » (D4M)
Les premières discussions entre la Division des approvisionnements de l’UNICEF, son bureau de pays au Myanmar et le MoHS/PEV central ont abouti à un accord sur les mesures à prendre, à savoir :
- évaluer la chaîne d’approvisionnement des vaccins actuelle et réviser les formulaires, procédures et processus ;
- définir les indicateurs clés à utiliser et déterminer les paramètres permettant de mettre au point un tableau de bord standard pour la visualisation des données ;
- élaborer un guide d’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement pour faciliter l’emploi des outils mis à jour, calculer les indicateurs et se servir des tableaux de bord selon les recommandations de l’évaluation ;
- réaliser un essai pilote de 6 à 8 mois pour tester le guide et sa mise en œuvre dans un certain nombre d’endroits à travers tout le pays ;
- élargir le déploiement de l’approche D4M à l’ensemble du pays.
L’UNICEF a recruté des consultants chargés d’effectuer une évaluation détaillée de la chaîne d’approvisionnement des vaccins en collaboration avec un coordonnateur du PEV central. Puisque l’UNICEF ne dirige pas le processus de développement, mais fournit plutôt une assistance technique au MoHS, il était essentiel que ce dernier en assume l’entière responsabilité pour assurer adhésion et durabilité sur le long terme.
Chaque domaine d’intervention est décrit ci-dessous :
I. Outils de gestion des données et modèles de rapports
Afin d’assurer le renforcement des données au niveau central, il s’est avéré nécessaire d’uniformiser les outils de gestion des données et les modèles de rapports. L’UNICEF et le MoHS ont examiné les principaux formulaires utilisés aux différents niveaux de la chaîne d’approvisionnement, puis ils ont uniformisé et simplifié les outils et modèles. Cela a permis de faciliter la collecte des données et d’éviter les doublons au niveau des rapports afin d’optimiser le temps de travail du personnel. En outre, toutes les données pertinentes ont pu ainsi être recueillies.
Vous pouvez consulter la liste des principaux formulaires et des modifications effectuées à l’annexe 2.
II. Guide d’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement
L’UNICEF et le PEV central ont élaboré ensemble un guide d’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement à l’intention de l’ensemble du personnel de ladite chaîne d’approvisionnement. Ce guide fournit des orientations concernant les procédures standard relatives aux formulaires et au flux de données, et définit également les processus d’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement à suivre pour l’examen des rapports et le calcul des quantités à commander. Le guide définit en outre comment se servir des données pour contrôler l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement, visualiser les performances sur des tableaux de bord, et comment exploiter ces données lors de réunions d’examen des données de la chaîne d’approvisionnement.
Grâce à ce guide, tous les agents de santé ont compris pourquoi il était nécessaire de recueillir tous les types de données, ainsi que les avantages apportés par le contrôle de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement et l’utilisation des données pour pouvoir prendre des mesures correctives le cas échéant.
III. Indicateurs clés de performance (ICP)
Lors de leurs discussions, l’UNICEF et le PEV central ont déterminé les indicateurs clés de performance (ICP) utiles au contrôle de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement à tous les niveaux, sur le plan de la gestion des stocks comme sur celui des performances du personnel. Cette pratique soulage le personnel de santé dans ses tâches quotidiennes et contribue à l’amélioration globale des performances en matière de vaccination sur les lieux de soins.
Seuls les ICP pertinents pour le personnel de santé opérant à ce niveau – et mesurables – feront l’objet d’un suivi, et ce, à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement. Cela signifie que l’on étudiera davantage d’indicateurs aux niveaux supérieurs de la chaîne d’approvisionnement (par exemple, le niveau central) qu’aux niveaux inférieurs (par exemple, la communauté).
Les ICP sont par ailleurs utilisés pour le contrôle de l’efficacité des entrepôts ou des établissements de santé, et des établissements de santé ou « magasins de santé » qui dépendent d’un autre entrepôt de vaccins. Les gestionnaires responsables de ces entrepôts de vaccins auront par conséquent une vue d’ensemble des laboratoires de mise au point des vaccins efficaces et moins efficaces, ce qui les aidera à déterminer où concentrer les efforts si les ressources consacrées à la supervision et au retour d’information sont limitées.
L’annexe 3 dresse la liste des principaux ICP adoptés par le PEV central.
IV. Visualisation des ICP à l’aide des tableaux de bord
Visualiser les résultats des indicateurs aide à mieux comprendre les données, à repérer les difficultés et à appuyer les décisions stratégiques et opérationnelles à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement. L’UNICEF et le PEV central ont créé des tableaux de bord sur support papier pour mesurer les ICP mentionnés ci-dessus, et ce, à tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement en vaccins.
V. Réunions d’examen
Lors des réunions d’examen des données de la chaîne d’approvisionnement, les participants étudient les données et les indicateurs de performance, et définissent les mesures à prendre pour améliorer le fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement. Ces réunions sont également l’occasion de partager les éventuels retours d’information. Elles peuvent concerner un ou plusieurs niveaux de la chaîne d’approvisionnement, et leur déroulement suit celui des réunions déjà en place.
Généralement, l’ordre du jour d’une réunion d’examen s’articule autour des points suivants :
- l’examen des données fondamentales de la chaîne d’approvisionnement ;
- l’examen des formulaires de commande soumis et des rapports de compilation ;
- la mise à jour des tableaux de bord et des indicateurs de performance de la chaîne d’approvisionnement ;
- la préparation des mesures à prendre en fonction des données fondamentales de la chaîne d’approvisionnement disponibles et des indicateurs de performance.
L’annexe 4 offre un aperçu des différents types de réunions d’examen et des personnes y participant.
Prochaines étapes à suivre pour améliorer l’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement au Myanmar
Après la conception et la finalisation des nouveaux outils et modèles de tableaux de bord, et du guide d’utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement, la phase pilote commencera avec des séances de « formation des formateurs », qui se dérouleront dans tout le pays sur une période d’environ 6 à 8 mois. Les formateurs qui recevront la formation seront sélectionnés parmi les membres du personnel impliqués dans la chaîne d’approvisionnement en vaccins. Il s’agit notamment du personnel de santé de base, des principaux acteurs de la chaîne du froid (à tous les niveaux) et des membres du personnel du PEV central. La formation sera dispensée dans un premier temps aux gestionnaires de chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement, puis à tous les autres membres du personnel.
Le suivi et la supervision de soutien feront partie intégrante de la phase pilote. Ces deux fonctions seront assurées par le PEV central, les chefs de l’équipe nationale ou régionale du PEV, ainsi que l’équipe du PEV de l’UNICEF. Cela permettra de vérifier que les compétences acquises par le personnel au cours des formations sont bien appliquées.
Les conclusions tirées des activités pilotes détermineront les mises à jour à apporter aux outils et processus, ainsi que la méthode de mise en œuvre à adopter avant l’application à grande échelle des mesures en faveur d’une meilleure utilisation des données. Ce déploiement devrait commencer dès 2018 et s’étendre progressivement dans l’ensemble des communes, des régions et de l’État. Il supposera deux choses : l’utilisation du guide d’utilisation des données, y compris les formulaires, processus et compilations de tableaux de bord correspondant au niveau de la chaîne d’approvisionnement auquel aura lieu la formation ; et un appui à l’organisation systématique des réunions d’examen et à l’établissement de leurs ordres du jour. Dans chaque commune, un acteur principal de la chaîne du froid coordonnera les demandes d’assistance en cours. Cette personne sera l’interlocuteur principal du PEV central, qui assurera la supervision et le suivi de la mise à l’échelle des activités avec l’aide de l’équipe du PEV de l’UNICEF.
Enseignements tirés
Bien que l’utilisation améliorée des données doive encore être mise à l’essai et déployée à plus grande échelle, il est déjà possible de tirer un certain nombre d’enseignements au Myanmar :
- Une meilleure utilisation des données est possible avec un système s’appuyant sur des outils papier, et peut contribuer à l’élaboration éventuelle d’un futur système électronique d’information et de gestion de la logistique (e-SIGL) pour le PEV. Les ICP, le format des tableaux de bord et le flux de données au sein de la chaîne d’approvisionnement doivent être définis avant la mise en place d’un e-SIGL.
- Si les capacités sont insuffisantes au sein du PEV national, il est possible d’engager des consultants à long terme afin de soutenir la mise en œuvre des améliorations relatives aux données.
- Les parties prenantes principales ne doivent pas perdre de vue leur vision ou objectif final au fil de la mise en œuvre des améliorations de l’utilisation des données. Chaque étape doit représenter un pas de plus vers cet objectif.
- En raison de l’importante charge de travail que représente l’accomplissement de ces tâches, un consultant de l’UNICEF et un coordonnateur du PEV central sont intervenus tout au long de l’étape d’évaluation et de l’application des recommandations, une collaboration nécessaire au déroulement de chacune des étapes du processus. Des acteurs d’importance (ou « champions ») ont été repérés, notamment aux différents niveaux de la chaîne d’approvisionnement, mais également au sein du MoHS ; ils jouent un rôle central dans l’appui à la mise en œuvre du processus. Ces personnes seront en mesure de superviser le processus d’amélioration tout au long de la phase pilote et de promouvoir son déploiement à l’échelle nationale.
Avant d’entreprendre le processus d’amélioration de l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement en vaccins, veuillez contacter votre bureau de pays ou votre bureau régional, ou la Division des approvisionnements de l’UNICEF au Danemark, à l’adresse suivante : data4management@unicef.org.
Annexe 1 : Calendrier des mesures à prendre en faveur d’une meilleure utilisation des données de la chaîne d’approvisionnement du PEV au Myanmar
Annexe 2 : Aperçu des outils de gestion des données ayant été simplifiés
Annexe 3 : ICP adoptés
Annexe 4 : Exemples de réunions d’examen programmées au Myanmar
