Au Tadjikistan, l’UNICEF soutient les efforts du Ministère de la santé et de la protection sociale de la population visant à améliorer l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement grâce à une collecte, un partage et une utilisation renforcés des données à tous les niveaux. La présente étude de cas montre en quoi l’amélioration du système actuel – un mélange de formulaires papier et d’outils Excel – peut contribuer à faciliter et améliorer la collecte, la visualisation et l’utilisation des données, ce qui permettra aux gestionnaires et aux agents de santé de prendre des décisions éclairées sur le plan opérationnel et stratégique, indépendamment de leur position au sein de la chaîne d’approvisionnement.

Au cours de ces dernières années, le Centre républicain d’immunoprophylaxie (RCIP), qui gère le programme national de vaccination du Tadjikistan, a mis l’accent sur le renforcement de ses systèmes de données. La poliomyélite est réapparue au Tadjikistan au printemps 2010 après 13 ans d’absence, suscitant des inquiétudes quant à la faiblesse des services de vaccination de routine et la fiabilité de la couverture déclarée dans le pays. Le RCIP souhaitait comprendre les principaux problèmes de programmation et de gestion qui ont conduit à l’épidémie de poliomyélite¹. Plus récemment, le RCIP a cherché à identifier la cause des ruptures de stock régulières, à comprendre pourquoi les données relatives aux pertes n’étaient pas communiquées par certains sites, et à remédier au manque de données complètes à utiliser pour réaliser des prévisions de vaccination à l’échelle nationale. En raison de l’augmentation des financements publics consacrés à la vaccination enregistrée au cours de ces dernières années, le RCIP a dû rendre compte de manière plus détaillée de la performance de sa chaîne d’approvisionnement, plutôt que de la seule couverture vaccinale.

C’est dans ce contexte que le RCIP a demandé une assistance technique à l’UNICEF en 2016, par le biais de l’assistance ciblée par pays de Gavi, pour examiner les lacunes du système actuel de gestion des stocks et l’utilisation actuelle des données, et présenter des options en vue de mettre en place un système électronique d’information de gestion logistique (e-SIGL).

L’évaluation de la Gestion efficace des vaccins (GEV) réalisée en 2015 a mis en évidence des améliorations par rapport à une évaluation précédemment menée au niveau national pour 8 des 9 critères pris en considération, notamment de grandes améliorations en ce qui concerne la réception des vaccins, la gestion des stocks et les systèmes d’information. Ces améliorations ont principalement été attribuées à l’arrivée d’un personnel plus jeune, mieux instruit et mieux formé, ayant utilisé un guide actualisé des procédures opérationnelles standard, lequel a fortement influencé leur capacité à gérer les stocks de vaccins.

Cependant, malgré les améliorations observées au niveau national, des scores de GEV en baisse ont été enregistrés pour la plupart des critères aux niveaux infranationaux, reflétant l’incohérence et le manque de normalisation des pratiques appliquées au niveau des districts et des établissements de santé. Les procédures opérationnelles standard actualisées n’avaient pas été introduites dans les entrepôts de vaccins, ni au niveau des districts et des établissements de vaccination où les pratiques de gestion des stocks et des vaccins demeurent incohérentes. Par exemple, le personnel ne revoit pas régulièrement les registres relatifs à la perte et à l’endommagement de vaccins et ne réalise pas d’inventaires physiques.

Il n’y avait pas d’outils ou de formulaires standard, ce qui compliquait la collecte, l’agrégation et la transmission des données. Les agents de santé utilisaient des registres maison non standard dans chaque établissement de santé pour enregistrer les vaccinations, et ne transmettaient pas de manière cohérente des informations telles que les réactions négatives aux vaccins ou les pertes de flacons/lots. Par conséquent, les antennes régionales du RCIP ne disposaient pas d’informations complètes, ce qui nuisait aux prévisions à l’échelle nationale.

Le personnel des niveaux inférieurs ne disposait pas de lignes directrices et de procédures appropriées pour la surveillance de la température ou la gestion des stocks. Par ailleurs, les responsables ne fournissaient pas de retours d’informations cohérents au personnel concernant les actions spécifiques nécessaires à l’amélioration de la performance au niveau individuel et à l’échelle du système.

En mai 2016, l’UNICEF a réalisé un examen initial de l’utilisation actuelle des données par le biais de visites sur le terrain et d’entretiens avec le RCIP, le bureau de pays de l’UNICEF et d’autres partenaires du Ministère de la santé. L’examen a relevé que, bien que les taux de transmission des données fussent élevés, la qualité des données posait problème, et que de meilleures données étaient nécessaires pour prévoir la demande de vaccins du pays.

Les recommandations découlant de la visite ont servi à élaborer le mandat d’un consultant qui sera chargé de trouver d’autres manières d’améliorer l’utilisation des données en vue de la prise de décisions ainsi que de déterminer les modalités de mise en œuvre de certaines recommandations formulées par l’expert à la suite de sa visite.

Entre novembre 2016 et février 2017, un consultant de l’UNICEF a travaillé avec le bureau de pays de l’UNICEF et les responsables du RCIP à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement, en mettant l’accent sur les domaines fondamentaux suivants :

Les principaux formulaires et outils utilisés pour enregistrer les informations relatives à la chaîne d’approvisionnement aux niveaux national et infranational ont été révisés et standardisés. Ils comprennent :

• Un registre des stocks utilisé pour rendre compte de la quantité de vaccins dans un entrepôt.

• Un « formulaire n^o2 » utilisé pour fournir des données logistiques au RCIP, notamment concernant les niveaux des stocks, et pour rendre compte du nombre d’enfants vaccinés ainsi que du nombre d’enfants non vaccinés en raison de contre-indications.

• Un « formulaire de commande » utilisé pour commander des vaccins aux niveaux supérieurs et pour accuser réception des produits.

• Un outil « perte de flacons/lots » utilisé pour suivre les pertes de flacons non ouverts, p. ex. les produits cassés, périmés, exposés à des variations de température, à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement ; les comptes rendus de chaque niveau sont soumis à l’échelon supérieur et, en bout de ligne, au RCIP.

• Un registre des enfants utilisé pour enregistrer et suivre le nombre d’enfants bénéficiant de la vaccination.

Les classeurs Excel étaient déjà utilisés au RCIP, dans les antennes régionales du RCIP et dans un nombre limité de bureaux de district du Plan élargi de vaccination (PEV), pour regrouper des formulaires, stocker des données ainsi que créer des rapports d’analyse et des formulaires types de commande.

L’UNICEF et le RCIP ont standardisé les classeurs Excel et les modèles pour inclure des feuilles individuelles contenant les agrégats trimestriels et annuels, qui peuvent servir à créer des indicateurs clés de performance.

Un ordre et un nombre standard pour chaque région, district et site ont aussi été mis en place dans les classeurs, pour veiller à ce que les données soient correctement agrégées et copiées entre les feuilles. Au niveau national, le RCIP dispose d’une base de données de référence des établissements, assortie de numéros standard servant de « codes » pour chaque antenne régionale du RCIP, bureau de district du PEV et centre de santé. Une fois que ces codes sont établis, les régions, les districts et les centres de santé, classés respectivement dans une feuille nationale, une feuille régionale et une feuille de district, devraient toujours se voir attribuer les codes correspondants dans un tableau et être saisis dans le même ordre. Les produits sont également listés dans le même ordre dans les formulaires et les classeurs Excel correspondants. Un code standardisé, tel que 01, 02 ou 03, est attribué à la liste de produits de référence.

La standardisation de la structure de la base de données dans les antennes régionales du RCIP et les bureaux de district du PEV – notamment les éléments de données saisis dans les lignes et les colonnes – est facilitée aux fins de l’agrégation des données des districts par les antennes régionales du RCIP.

Des procédures opérationnelles standard permettent de fournir des orientations au personnel sur comment remplir chacun de ces classeurs Excel standard, utiliser les données et élaborer des représentations visuelles des données, telles que des graphiques et des diagrammes.

Pour faciliter l’utilisation des données par les gestionnaires à chaque niveau de la chaîne d’approvisionnement et ainsi encourager cette utilisation, l’UNICEF et le RCIP ont identifié un ensemble d’ICP standard assortis de définitions, de cibles et de processus de collecte de données. Cela permet la mise en place d’un ensemble commun d’indicateurs de performance dans toute la chaîne d’approvisionnement, ce qui facilite l’identification de problèmes et favorise la prise de décisions fondées sur des données.

Les indicateurs clés de performance identifiés sont notamment :

• La transmission des données en temps voulu : mesure la capacité à garantir la disponibilité des produits et à maintenir un approvisionnement ininterrompu en vaccins grâce à un accès régulier aux informations logistiques pour prendre des décisions dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.

• La disponibilité d’un stock complet : mesure la disponibilité des produits de vaccination. La disponibilité des vaccins et du matériel de vaccination est importante pour atteindre les cibles du programme de vaccination.

• Le taux d’utilisation des vaccins : indique la proportion de flacons ouverts utilisés pour la vaccination ; la proportion inutilisée restante est perdue.

• Le taux de perte de flacons non ouverts : mesure les éventuelles pertes évitables pendant le transport et l’entreposage.

• Le taux de demande prévu : utilisé pour valider et améliorer les pratiques et les hypothèses de prévision, notamment en ce qui concerne la population cible, la couverture et les pertes, afin de renforcer la précision des prévisions.

• L’incidence des ruptures de stock (au niveau national) : mesure la disponibilité des stocks au cours d’une période spécifique. En particulier, le suivi des ruptures de stock au niveau national est un indicateur évaluant la précision des prévisions et de la planification de l’approvisionnement, la livraison des produits au pays, et la transmission des données logistiques au niveau national depuis le site ou le niveau communautaire.

• La fonctionnalité de l’équipement de la chaîne du froid (au niveau national) : utilisé pour faciliter la révision, l’entretien ou le remplacement de l’équipement.

La plupart des ICP sont communiqués trimestriellement, ce qui permet une identification et une amélioration continues des domaines problématiques.

À l’aide des ICP standard, l’UNICEF et le RCIP ont créé des tableaux de bord Excel types au RCIP et dans ses antennes régionales, où les ordinateurs sont déjà très utilisés. Les tableaux de bord affichent le résultat de performance – sous forme de statistique – pour chaque indicateur clé de performance. Un code couleur est appliqué aux résultats pour indiquer si la performance est supérieure à la cible (vert), inférieure à la cible mais dans la marge de tolérance (jaune), ou inférieure à la cible et HORS de la marge de tolérance (rouge).

Le personnel des centres/sites de santé et des bureaux de district du PEV collectent puis transmettent les données aux antennes régionales du RCIP, où elles sont agrégées à partir du grand nombre de points de données du formulaire n^o 2 en une représentation visuelle de l’indicateur de performance. Les indicateurs spécifiques utilisés dans le tableau de bord peuvent indiquer clairement les domaines où la performance est bonne ou mauvaise et inciter les gestionnaires à regarder de plus près la performance si les indicateurs sont inférieurs à une cible définie.

Le RCIP national crée un tableau de bord incluant toutes ses antennes régionales afin de dresser un portrait national des indicateurs clés de performance tous les trimestres. Cela permet aux directeurs, directeurs adjoints, épidémiologistes et spécialistes des données d’identifier les domaines à étudier ou à améliorer, et aux responsables du RCIP et de ses antennes régionales de fournir au personnel des niveaux inférieurs de la chaîne d’approvisionnement les retours d’informations et la supervision nécessaires pour remédier immédiatement aux problèmes. Les gestionnaires de programme peuvent aussi réaliser des analyses visant à mieux comprendre les causes d’une mauvaise performance. À partir de la supervision et de l’identification des causes, un plan d’action en vue d’une amélioration peut être mis en œuvre. L’exécution de ce plan permettra d’améliorer à la fois l’indicateur de performance et la performance de la chaîne d’approvisionnement.

Pour veiller à ce que le personnel dispose d’orientations et de procédures en matière de bonnes pratiques appropriées pour transmettre, analyser et utiliser les données, deux guides d’utilisation des données ont été élaborés : un pour le RCIP et ses antennes régionales, et un pour les bureaux de district du PEV et les centres de santé. Les deux guides fournissent des orientations au personnel pour s’acquitter des tâches de gestion de la chaîne d’approvisionnement suivantes :

• Maintenir un approvisionnement suffisant en vaccins.

• Enregistrer les livraisons et l’utilisation des vaccins et en rendre compte.

• Commander des vaccins.

• Réceptionner et entreposer les vaccins.

• Suivre les activités de la chaîne d’approvisionnement en vaccins dans l’ensemble du système.

Un aperçu complet des sections des guides d’utilisation des données figure à l’annexe 2.

L’UNICEF et le RCIP ont introduit des réunions régulières d’examen au niveau régional et au niveau des districts, qui donnent la possibilité aux agents de santé à divers échelons d’examiner les ICP et d’en débattre ainsi que d’identifier les domaines de performance individuelle et de performance des systèmes. Ces réunions – organisées avec plusieurs membres du personnel des niveaux supérieurs et inférieurs de la chaîne d’approvisionnement – contribuent à s’assurer que les acteurs de tous les niveaux de la chaîne d’approvisionnement comprennent comment leurs données sont utilisées en vue de prendre des décisions fondées sur des données.

L’ordre du jour d’une réunion d’examen typique de la chaîne d’approvisionnement peut inclure :

Dans le cadre des travaux relatifs à l’utilisation des données, l’UNICEF et le RCIP ont évalué la possibilité de mettre en place un système entièrement électronique d’information de gestion logistique (e-SIGL) à la place du système hybride papier/Excel actuellement utilisé au Tadjikistan. L’évaluation a montré qu’un système électronique de gestion des stocks pourrait remplacer le processus de compte rendu papier du formulaire n^o 2, ainsi que de nombreux autres processus tels que l’amélioration de la transmission des données de consommation et de l’utilisation des données. Elle a également permis de conclure que des modules et des outils pourraient être créés pour améliorer la gestion de l’entreposage/des stocks, la gestion de l’inventaire, l’évaluation/la gestion de la chaîne du froid, et les prévisions et la quantification. L’évaluation a révélé qu’un système e-SIGL serait bien plus complet qu’un système électronique de gestion des stocks et pouvait inclure un module d’inventaire.

Toutefois, l’évaluation a aussi permis de préciser les problèmes existants – le coût relativement élevé de mise en place d’un système e-SIGL, le financement limité, ainsi que les difficultés que représentent l’exploitation d’un réseau dans un pays aussi montagneux où certaines régions ne disposent pas d’un approvisionnement fiable en électricité.

Compte tenu du nombre relativement faible de transactions mensuelles au niveau du RCIP national et de ses antennes régionales, et de la méthode actuelle de partage des données par l’envoi électronique de fichiers Excel, la transition vers un système e-SIGL n’est pas recommandée pour le moment.

Bien que l’utilisation améliorée des données doive encore être mise à l’essai et déployée à plus grande échelle, il est déjà possible de tirer un certain nombre d’enseignements au Tadjikistan :