Mars 2018
Cette étude de cas explique comment ViVa a été mis en place en Afghanistan, comment le processus a démarré, les mesures qui ont été prises et les effets positifs observés en seulement quelques mois.
Table des matières :
Cliquez sur l'image pour l'agrandir
Gestion de l’approvisionnement en vaccins en Afghanistan avant la mise en place de ViVa
Ces dernières années, l’approvisionnement en vaccins était chaotique et extrêmement laborieux en Afghanistan. Initialement, il n’existait aucun système spécifique permettant de suivre les livraisons et les quantités de vaccins. Deux méthodes étaient utilisées : le système interne de l’UNICEF était employé pour contrôler la date de livraison estimée des vaccins et la quantité de vaccins fournie, et le logiciel Vaccination Supplies Stock Management (VSSM) était utilisé par le PEV national afghan (PEVN) pour la gestion des stocks. Ces systèmes informatiques étaient complexes, ce qui entraînait une marge d’erreur élevée. Par ailleurs, la rotation importante du personnel du PEV et l’absence de mémoire institutionnelle exacerbaient le problème.
Avec plus d’un million de naissances attendues en Afghanistan en 2017, lesquelles nécessiteront pour la plupart diverses vaccinations, il est indispensable de disposer d’un système national efficace de prévision des stocks de vaccins. Avant d’utiliser ViVa, le PEVN devait contacter la Division des approvisionnements de l’UNICEF pour savoir quels vaccins commandés n’avaient pas encore été livrés, et s’enquérir des stocks de vaccins restants auprès de la chaîne nationale d’approvisionnement en vaccins, qui utilisait un système papier. L’éloignement de certaines régions du pays, l’insécurité régnant dans d’autres, la lenteur avec laquelle les données étaient recueillies et la qualité parfois médiocre de ces dernières, notamment celles relatives aux stocks, aux pertes et aux besoins estimés, sont autant de facteurs qui obscurcissaient les prévisions des besoins en vaccins et entraînaient régulièrement des ruptures de stock. La mise en place d’un système efficace est d’autant plus importante que l’Afghanistan est l’un des derniers pays du monde où la poliomyélite demeure un problème de santé publique ; le pays ne peut pas se permettre de manquer de vaccins antipoliomyélitiques.
Le Ministère de la santé publique est en train de mettre au point un système de suivi des vaccins en temps réel avec l’aide de l’UNICEF. Néanmoins, ce système ne devrait être testé que dans deux provinces à la fin de l’année 2017.
Étapes nécessaires à la mise en place de ViVa en Afghanistan
En juin 2016, un haut fonctionnaire du Ministère de la santé publique et l’équipe du PEV du bureau de pays de l’UNICEF en Afghanistan ont assisté à une présentation sur ViVa lors du Forum des professionnels de la chaîne d’approvisionnement en vaccins organisé à Copenhague, au Danemark. Cette présentation décrivait les avantages de ViVa ; aux yeux des participants afghans, il est devenu très vite évident que ViVa serait extrêmement utile en raison de sa facilité d’utilisation et de sa capacité à fournir des données claires – lesquelles pouvaient étayer les recommandations en matière d’approvisionnement faites aux décideurs avant l’épuisement total des stocks de vaccins actuels.
« ViVa possède une élégante simplicité. »
– Un responsable de l’équipe du PEV en Afghanistan.
Après la présentation, l’équipe afghane a rencontré le responsable du projet ViVa à la Division des approvisionnements pour définir un plan d’action visant à introduire ViVa en Afghanistan. Les tâches principales ont été intégrées au plan de travail 2016 du bureau de l’UNICEF en Afghanistan. Ont notamment été choisies les personnes autorisées à saisir des données dans ViVa et celles autorisées à consulter les tableaux de bord disponibles sur la plateforme. Ensuite, des noms d’utilisateur et des mots de passe ont été créés par l’UNICEF à l’intention de ces personnes.
Quand la plateforme ViVa a commencé à être utilisée en Afghanistan, un agent de l’UNICEF a transféré les données se trouvant dans des fichiers Excel du Ministère de la santé publique sur ViVa. Les volumes maximaux et minimaux de stocks de vaccins ont été modifiés dans ViVa, en concertation avec les partenaires nationaux, afin qu’ils correspondent aux politiques nationales. Le personnel du PEV du Ministère a commencé à saisir chaque semaine des données dans ViVa, à mesure qu’il se familiarisait avec l’utilisation de la plateforme ; le directeur du PEV du Ministère, quant à lui, surveillait régulièrement le niveau des stocks de vaccins dans ViVa.
Avantages de l’utilisation de ViVa en Afghanistan
Le personnel du PEV en Afghanistan a souligné le fait qu’il était très pratique de pouvoir visualiser les données sous la forme de tableaux de bord pour avoir un aperçu des stocks de chaque vaccin, et de recevoir des alertes quand des mesures devaient être entreprises afin d’éviter tout risque de rupture de stock.
ViVa s’appuie sur les données relatives aux stocks actuels, les commandes confirmées et prévues, la consommation estimée de vaccins et les seuils maximaux et minimaux recommandés pour prévoir les stocks et générer des alertes qui incitent les membres compétents du PEV à prendre les mesures adéquates pour remédier aux éventuels problèmes. Les utilisateurs peuvent demander à recevoir des notifications électroniques mensuelles, hebdomadaires ou même quotidiennes pour rester informés de ces alertes. Depuis que ViVa est utilisé en Afghanistan, le nombre de ruptures de stock de vaccins a diminué.
Le personnel national du PEV a également remarqué que les informations présentées par ViVa étaient facilement comprises par des personnes extérieures au PEV, en particulier les décideurs haut placés du Ministère de la santé publique. Grâce à ces données, les hauts fonctionnaires acceptent de plus en plus de fonder leurs décisions sur des faits. En outre, par rapport aux méthodes précédentes, l’utilisation de ViVa permet de gagner beaucoup de temps, ce qu’apprécient les équipes du PEV du Ministère et de l’UNICEF. L’un des agents a déclaré :
« Par le passé, quand nous devions suivre ou vérifier quelque chose, nous devions ouvrir de nombreux documents et fichiers, et consulter des documents papier. Aujourd’hui, c’est facile. Il nous suffit de nous rendre dans ViVa pour vérifier ce que l’on cherche. Cela nous facilite beaucoup la vie. »
À force d’utiliser ViVa, et maintenant qu’il est habitué à voir les données présentées sous forme de tableaux de bord, le personnel du PEV sait quelles informations sont nécessaires pour obtenir des prévisions plus précises sur les vaccins, et à quel moment ces prévisions doivent être calculées. À mesure qu’il se familiarise avec l’utilisation de ViVa, le personnel du Ministère de la santé publique est, petit à petit, de moins en moins dépendant de l’UNICEF. Cela permettra, éventuellement, de confier entièrement l’utilisation de ViVa au Ministère dans l’avenir, favorisant ainsi la viabilité de la plateforme sur le long terme. Les effets positifs observés moins d’un an depuis la mise en place de ViVa à l’échelle nationale encouragent le Ministère de la santé publique à étendre le système au niveau infranational dans un avenir proche, et ce, avec l’aide de l’UNICEF.
Enseignements tirés de l’utilisation de ViVa en Afghanistan
-
Le processus étant simple et peu coûteux, trois mois à peine peuvent suffire pour mettre en place ViVa dans un pays. La formation ne dure que deux heures, et il n’est pas nécessaire d’avoir déjà utilisé de logiciel ou de base de données en ligne.
-
Pour que cet outil soit utile, le pays doit mettre régulièrement à jour le niveau de ses stocks de vaccins dans ViVa (toutes les semaines ou tous les mois).
-
La précision des prévisions réalisées sur ViVa dépend de la qualité et de la pertinence des données saisies ; si les données sont de mauvaise qualité, anciennes ou incomplètes, les prévisions et les plans d’approvisionnement ne seront pas en adéquation avec les besoins du pays. Il reste nécessaire de surveiller attentivement les performances de la chaîne d’approvisionnement et d’améliorer l’utilisation des données dans le cadre de la gestion de la chaîne d’approvisionnement (voir le cas du Myanmar).
-
Actuellement, ViVa n’est disponible qu’à l’échelle nationale ; une alerte concernant une « rupture de stock » dans ViVa ne comprend pas de données sur les stocks des entrepôts de vaccins régionaux et provinciaux du pays. La plateforme ne tient pas non plus compte des fournitures essentielles à la vaccination qui ne sont pas des vaccins, telles que les seringues, les boîtes de sécurité et l’équipement de la chaîne du froid.
-
Les informations relatives à la chaîne d’approvisionnement présentées sur ViVa sont facilement compréhensibles par les agents extérieurs au PEV et les décideurs ; il est donc plus simple pour eux de prendre des décisions fondées sur des faits, en temps opportun.
-
La simplicité de ViVa en fait un outil intéressant pour le Ministère de la santé ; il peut rapidement être totalement adopté par les décideurs, qui ont confiance dans ses prévisions (et ses alertes).
- L’utilisation de ViVa et la surveillance des vaccins en temps réel favorisent l’émergence d’une culture des données à travers le PEV d’Afghanistan : de plus en plus de décisions sont fondées sur des données.
Contactez votre bureau de pays, votre bureau régional ou la Division des approvisionnements de l’UNICEF si vous souhaitez utiliser ViVa : viva@unicef.org.
