Méthode de conception de système
La méthode conseillée pour analyser correctement la conception du système de chaîne d’approvisionnement suit différentes étapes : identification des problèmes, analyse, formulation de propositions, mise en œuvre et évaluation.
Chaque étape peut renvoyer l’analyse à une étape antérieure. Par exemple, lors de la validation de la conception optimale d’une chaîne d’approvisionnement, la nécessité d’acheter du matériel frigorifique supplémentaire peut être en contradiction avec les cycles de financement de l’approvisionnement, nécessitant de nouvelles analyses en matière de modélisation et d’optimisation.
ANALYSE
MISE EN ŒUVRE PROGRESSIVE
Plaidoyer, évaluation ou événement
Généralement, un pays prend la décision de s’impliquer dans la conception de son système suite à un certain nombre d’événements ou d’activités de planification liés (introduction d’un nouveau vaccin, évaluation de la gestion efficace des vaccins, renforcement des systèmes de santé ou achat de produits de la chaîne du froid, par exemple pour la Plateforme d’optimisation de l’équipement de la chaîne du froid). La conception s’inscrit dans le cadre de problématiques existantes auxquelles les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement se trouvent confrontés : analyses des goulots d’étranglement, évaluations de programme ou planification des mesures d’urgence.
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Plaidoyer, évaluation ou événement
Description
En fonction des événements ou des processus de planification liés, c’est à cette étape que les dirigeants des pays déterminent les besoins de la chaîne d’approvisionnement (CA) et commencent l’élaboration d’une étude de viabilité. L’évaluation s’appuie principalement sur des informations qualitatives (entretiens) et quantitatives (type, format, et disponibilité de données démontrant le rôle pouvant être joué par la conception de la CA).Plaidoyer, évaluation ou événement
Délais estimés
Dépendent de l’engagement.Plaidoyer, évaluation ou événement
Organisation des réunions
Dépendent du type d’engagement.Plaidoyer, évaluation ou événement
Objectifs
- Établir le lien entre la conception du système de CA et les objectifs de vaccination.
- Identifier les lacunes et difficultés principales.
- Convaincre les décideurs de la nécessité d’investir dans des évaluations complémentaires.
Plaidoyer, évaluation ou événement
Principaux résultats
- Analyse de la chaîne d’approvisionnement, portant notamment sur le statut des données correspondantes, détermination du type de conception de système envisageable.
- Mise en relation des objectifs, goulots d’étranglement et performances de la chaîne d’approvisionnement.
Plaidoyer, évaluation ou événement
Ressources nécessaires
- Un à deux membres du personnel sur le terrain chargés de soutenir ou de promouvoir la nouvelle conception de la chaîne d’approvisionnement en vaccins.
- Installations pour organiser les ateliers.
- Produits provenant de la chaîne d’approvisionnement.
Plaidoyer, évaluation ou événement
Questions à approfondir avant d’accéder aux étapes suivantes
- Quels sont les principaux objectifs de la chaîne d’approvisionnement et comment leur réalisation est-elle mesurée ?
- Quelles sont les difficultés majeures auxquelles la chaîne d’approvisionnement est exposée et quelles sont leurs conséquences sur la performance ?
- Quel est l’élément moteur du changement dans la chaîne d’approvisionnement ?
- Au regard des besoins et des données/informations disponibles, quelle approche de conception de la chaîne d’approvisionnement (atelier avec les parties prenantes, modélisation, optimisation, simulation, etc.) convient le mieux ?
Présentation
À cette étape, l’analyse de la conception du système est présentée aux parties prenantes des pays concernés, de même que les modifications envisageables de la chaîne d’approvisionnement dans le contexte local qui les intéresse. Un atelier interactif a pour objectif d’enseigner aux participants des méthodes permettant de tirer profit de l’analyse de la conception dans la prise de décisions importantes, dans le cadre d’un processus plus large d’amélioration continue.
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Présentation
Description
En cas de lancement d’un projet sans évaluation ou événement préalable (situation décrite dans la partie 1a), il est recommandé de se reporter aux consignes de la phase de présentation pour étudier les principales questions soulevées dans la partie 1a avec les parties prenantes mentionnées dans la partie 1b. L’atelier porte sur trois concepts fondamentaux décrits ci-dessous :- Appliquer l’analyse de la conception du système au contexte local, spécifique à chaque pays, en identifiant les principales questions, difficultés et opportunités de changement.
- Découvrir les concepts relatifs à la conception de système, les stratégies communes, les domaines d’application et les avantages qu’elle procure.
- Hiérarchiser et définir les futures étapes pour mettre en œuvre l’analyse de la conception du système, afin de créer une dynamique pour les travaux envisagés.
Présentation
Délais estimés
Un à deux mois, comprend la planification, l’élaboration du calendrier, la préparation des données, l’organisation des réunions, les comptes rendus des réunions et la mise au point du plan de projet et du plan de communication.Présentation
Organisation des réunions
Atelier de quatre ou cinq jours.Présentation
Objectifs
- Améliorer les connaissances relatives aux avantages et aux principales composantes de la conception de système.
- Déterminer les parties prenantes et créer une dynamique.
- Nommer les chefs de file et répartir les rôles.
Présentation
Principaux résultats
- Cartographie des opportunités : liste des éléments pouvant être modifiés (politiques de distribution et de gestion des stocks, zones de stockage, etc.).
- Examen des parties prenantes.
- Diagrammes sur l’organisation du processus.
- Consensus sur l’approche de conception adoptée.
Présentation
Ressources nécessaires
- Un à deux membres du personnel sur le terrain chargés de soutenir ou de promouvoir la nouvelle conception de la chaîne d’approvisionnement en vaccins.
- Installations pour organiser les ateliers.
- Produits provenant de la chaîne d’approvisionnement.
Présentation
Questions à approfondir avant d’accéder aux étapes suivantes
- Qu’est-ce que la conception, la révision de la conception ou l’optimisation d’un système et en quoi cela devrait me concerner ?
- Que pouvons-nous changer, qu’est-il possible de faire, quelles sont nos options ?
- Quelles sont les personnes à impliquer pour prendre des décisions, faire des commentaires et approuver les travaux prévus ?
- Quelle est la démarche de conception à adopter et quelles sont les attentes ?
Collecte, validation et modélisation des données
Cette étape constitue un processus itératif parmi l’ensemble des étapes et contribue à une meilleure compréhension de la performance des systèmes existants, à la définition de références en vue de cibles futures et à l’adoption d’une perspective commune pour l’ensemble du projet. Une grande quantité de données devra être recueillie et celles-ci dépendront du type de conception choisie, eu égard notamment au volume de production, à l’emplacement et aux capacités des installations, à l’équipement, aux véhicules, aux coûts, à la main-d’œuvre, aux compétences, aux politiques et aux futurs points de décision.
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Collecte, validation et modélisation des données
Description
Avant d’utiliser les données et les hypothèses relatives à la CA, il est nécessaire d’obtenir l’approbation des principales parties prenantes. Ainsi, lorsque les résultats de l’analyse leur seront présentés, ils ne remettront pas en question les données exploitées et s’intéresseront aux conclusions de l’analyse.Ces informations permettent aux pays d’évaluer et de quantifier les performances de la chaîne d’approvisionnement selon différentes conditions et hypothèses, pour ensuite analyser les compromis entre les coûts engagés, la disponibilité et les éventuels risques pour la réalisation des objectifs de la chaîne. Ces données permettent d’évaluer les conséquences possibles de divers scénarios, options, réactions et opérations sur la chaîne d’approvisionnement. Cette étape fait généralement appel à un processus itératif. Les informations transmises permettent d’ajuster le modèle, de modifier les données et de changer les scénarios pour les rendre plus fidèles à la réalité.
Le modèle de chaîne d’approvisionnement ainsi obtenu peut être affiné et réexaminé au fil du temps, afin d’évaluer les retombées prévues des futurs changements apportés à la chaîne d’approvisionnement.
Collecte, validation et modélisation des données
Délais estimés
Quatre à cinq mois, comprend la collecte et la validation des données, ainsi qu’une série d’ateliers en présentiel pour assurer la cohérence entre les membres de l’équipe et valider les résultats des scénarios envisagés.Collecte, validation et modélisation des données
Organisation des réunions
Deux ateliers de quatre ou cinq jours.Collecte, validation et modélisation des données
Objectifs
- Établir le lien entre les objectifs du ministère de la Santé, d’un côté, et le modèle et les questions soulevées, de l’autre.
- Élaborer des références et une évaluation réaliste et les valider.
Collecte, validation et modélisation des données
Principaux résultats
- Collecte et validation des principales données sur la chaîne d’approvisionnement, puis identification des lacunes en la matière.
- Élaboration de références à partir de la performance actuelle du système.
- Définition de scénarios préliminaires pour l’élaboration de modèles conceptuels.
- Analyse de sensibilité.
Collecte, validation et modélisation des données
Ressources nécessaires
- Quatre personnes présentes dans le pays, mi-temps.
- Capacités de modélisation au niveau local.
- Quatre personnes présentes dans le pays, mi-temps.
Capacités de modélisation au niveau local.
Collecte, validation et modélisation des données
Questions à approfondir avant d’accéder aux étapes suivantes
- L’approche de conception permet-elle de « modéliser » la situation actuelle de manière réaliste ?
- Comment mesurer la performance ?
- Quelles sont les caractéristiques d’une performance stagnante ?
- Quelles sont les options de changement envisageables et quelles pourraient être leurs conséquences ?
Planification
Selon les résultats de la modélisation des données, la conception du système commence réellement à cette étape. Les résultats de l’analyse contribuent à effectuer les premiers choix de conception. Les étapes suivantes consistent à calculer les coûts, à planifier la mise en œuvre, à évaluer les risques et à élaborer les indicateurs clés de performance. En fonction de l’approche adoptée, une nouvelle modélisation peut être envisagée au fur et à mesure des décisions prises. En effet, la modélisation peut permettre de déterminer les risques et les coûts de certaines décisions. Par exemple, si une modélisation sur ordinateur a été utilisée dans la conception du système, les modèles générés peuvent éclairer la mise en œuvre progressive, en illustrant les effets possibles de chaque étape et les risques courus pendant la mise en œuvre.
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Planification
Description
Avant de poursuivre, il est également essentiel de prendre le temps d’examiner toutes les composantes entrant dans la conception du système, afin notamment d’envisager une mise en œuvre progressive qui permettra de valider les changements effectifs (éléments concernés, calendrier, ressources mobilisées et acteurs). Chaque étape implique un compte rendu à l’intention des parties prenantes et des décideurs. Toutefois, cette étape consiste à formuler concrètement les propositions finales du groupe technique.Un examen final et une validation des objectifs, de la performance, des propositions, des coûts et des attentes sont alors effectués, marquant l’achèvement de l’ensemble des activités entreprises pendant les étapes précédentes. Cette étape faisant appel à un processus itératif, il est tout à fait envisageable de revenir sur l’analyse de modélisation si de nouvelles informations sont disponibles ou si une hypothèse est mise en doute. Une grande partie du travail est d’ores et déjà accomplie et des données et hypothèses de meilleure qualité ainsi qu’une meilleure adhésion ne feront qu’améliorer les résultats du projet.
Planification
Délais estimés
Deux mois.Planification
Organisation des réunions
Deux ateliers de quatre ou cinq jours.Planification
Objectifs
- Finaliser les plans détaillés visant à renforcer la performance de la chaîne d’approvisionnement.
- Assurer la cohérence avec les principales parties prenantes et les décideurs quant aux futures étapes proposées, notamment en ce qui concerne les politiques et les procédures devant être modifiées.
Planification
Principaux résultats
- Décision sur la future conception du système.
- Analyse des coûts, proposition(s) chiffrée(s) pour la modification de la conception de la chaîne d’approvisionnement.
- Prévisions sur l’amélioration de la performance et/ou les économies réalisables.
- Plan de mise en œuvre.
- Plan d’évaluation et d’atténuation des risques entraînés par le changement.
- Cadre de S&E (Suivi et Evaluation).
Planification
Ressources nécessaires
- Un ou deux membres du personnel sur le terrain pour appuyer l’optimisation des résultats.
- Experts locaux/modélisation locale pour contribuer à l’élaboration de scénarios et de plans de mise en œuvre optimaux.
- Experts du secteur de la santé chargés de démontrer la faisabilité du projet.
Planification
Questions à approfondir avant d’accéder aux étapes suivantes
- Quels éléments faut-il précisément changer dans le scénario privilégié ?
- Quelles sont les personnes affectées par les changements ?
- Quels sont le coût et la performance du ou des scénarios privilégiés ?
- Les membres de l’équipe de direction et les principaux cadres s’impliquent-ils et apportent-ils un réel soutien ?
- Existe-t-il des financements disponibles en temps utile pour commencer la mise en œuvre ?
- Mise en œuvre progressive : qui doit faire quoi et quand ?
Mise en œuvre
Le succès de la conception dépend de l’efficacité et de l’efficience du système une fois mis en place. Une mise en œuvre progressive permet aux gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement de procéder à un suivi des performances du système et d’effectuer toute modification nécessaire en vue des phases ultérieures. Pendant la phase de planification, un plan de mise en œuvre initial a été élaboré. Celui-ci détaille les principales étapes, activités et échéances devant être respectées pour déployer le système. Ce plan de mise en œuvre définit un modèle de formation, détermine le nombre de séances de formation nécessaires et désigne les formateurs. Il identifie l’emplacement pour la mise en œuvre initiale du système et décrit les rôles et les responsabilités des acteurs impliqués.
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Mise en œuvre
Description
L’étape de mise en œuvre commence par l’intégration de la conception choisie dans un manuel de procédures opérationnelles standard (POS), à savoir un recueil détaillé des processus opérationnels fournissant des orientations aux personnes responsables de la mise en œuvre. Ce manuel propose des indicateurs clés de performance, des outils de travail et des instruments relatifs au système (p. ex. écrans/formulaires SIGL/logiciels de gestion des entrepôts). Un programme de formation autour de ces POS a été élaboré. Le manuel servira également de base à la définition de cahiers des charges pour les services sous-traités. Avec ces documents fondamentaux en main, la formation peut être initiée et les procédures d’appel d’offres peuvent être lancées pour les services sous-traités.
Le système, une fois entièrement déployé, doit être soumis à un suivi continu pour garantir la réussite du projet. Pendant l’étape de planification, un plan de suivi et d’évaluation a été élaboré pour identifier les données recueillies, agrégées et analysées et ainsi déterminer la performance du système. Ces données doivent faire l’objet d’une présentation et d’un dialogue réguliers. Ainsi, des décisions éclairées pourront être prises (élargissement du projet, changements de cap pendant le déploiement ou modifications des hypothèses).
Mise en œuvre
Délais estimés
Environ six mois, mais les délais réels dépendent de plusieurs facteurs, tels que la fréquence de réapprovisionnement et la capacité à recueillir des données de qualité pour l’évaluation.Mise en œuvre
Objectifs
Déployer le nouveau système et le mettre à l’épreuve.Mise en œuvre
Principaux résultats
- Manuel de POS.
- Programme de formation.
- Cahier des charges pour les services sous-traités.
- Formation du personnel.
- Adjudication des contrats.
- Indicateurs clés de performance et description de la performance du système et de tout changement à apporter au système consignés.
- Calendrier pour l’intégration des modifications lors des phases ultérieures.
Mise en œuvre
Ressources nécessaires
- Personnel de la chaîne d’approvisionnement déployé à chacun des niveaux du système.
- Toutes les ressources indiquées dans le plan de mise en œuvre.
- Responsables du S&E pour consigner le processus et les enseignements tirés.
Évaluation
Une évaluation initiale de la mise en œuvre est effectuée et, en fonction des résultats, un modèle optimisé est élaboré de façon plus poussée. À cette étape, l’évaluation peut mettre en avant l’existence d’erreurs dans les hypothèses avancées. Il peut alors être nécessaire de revenir à la phase de modélisation pour une analyse et une planification complémentaires.
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Évaluation
Description
La mise en œuvre peut permettre d’en savoir plus sur les difficultés. De nouvelles questions devront alors être étudiées. Ce genre de questionnement permet aux programmes d’appliquer à leur gestion une approche axée sur l’amélioration continue, en revenant sans cesse à l’étape de modélisation chaque fois qu’un obstacle se présente afin de rechercher de nouveaux éléments probants.Évaluation
Délais estimés
Dépendent de la portée du projet et de la quantité de données à évaluer.Évaluation
Objectifs
- Déterminer ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
- S’accorder sur des modifications éventuelles du plan de mise en œuvre progressive.
Évaluation
Principaux résultats
- Plan de transposition à l’échelle régionale ou nationale.
- Modifications hiérarchisées.
- Plan de mise en œuvre progressive mis à jour.
Évaluation
Ressources nécessaires
- Engagement national à réaliser une évaluation des progrès et des étapes suivantes.
- Experts locaux chargés de modifier les modèles selon l’évolution de la situation.
Élargissement
Au fil du temps, le projet est intégré dans les plans nationaux et est déployé à plus grande échelle. L’évaluation et les ajustements se poursuivent au gré des données générées.
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Élargissement
Délais estimés
Dépendent de la portée du projet.Élargissement
Objectifs
- Assurer un engagement continu envers le processus de mise en œuvre.
- Réaliser la transition d’un programme déployé à grande échelle à un programme ponctuel.
Élargissement
Principaux résultats
- Chaîne d’approvisionnement de dernière génération pour la distribution de vaccins.
Élargissement
Ressources nécessaires
- Encadrement au niveau national.
- Personnel de la chaîne d’approvisionnement à chacun des niveaux du système.